“Dobrý den, děláte ty online eventy?”
“Hmm, podle toho co myslíte. Virtuální nebo hybridní?”
“Aha, tak to ja nevím, ať mě prostě lidi vidí jako u sebe, klidně i s 3D brýlemi pokud je mají”...
Ať už kvůli globálním pandemickým omezením nebo jiným okolnostem, potřeba přenést eventy do online světa se stala skutečností. Od dubna, kdy začali předběžné dotazy, jestli umíme event virtuálně, se pravidelně věnujeme vysvětlování jako je to výše, co je a co není virtuální event, co je ten hybridní a jak se to dělá. To nás inspirovalo k tomu, abychom napsali článek a všem přiblížili co je a co není možné.
Nejdříve k pojmům:
Face to face event: meeting, teambuilding, networking, … reálné akce na fyzickém místě postavené na reálném setkání živých účastníků
Virtuální event: jakékoliv organizované setkání, které se koná online. Přes online nástroje se tak mohou uskutečnit menší akce i například konference s tisíci účastníky. Podstatné je, že nikdo z účastníků se v reálném světě nesetká, nevidí, všichni se propojí online.
3D virtuální event: má vlastní prostředí, ve kterém si každý účastník vytvoří svého “avatara”, jehož prostřednictvím se může volně pohybovat, konverzovat s ostatními pomocí mikrofonu a účastnit se tak např. teambuildingu, speed business networkingu, meetingu, … jde tedy vlastně spíše o virtuální face to face event. Má nejblíže k reálnému osobnímu eventu, protože dochází k interakcím podobným jako nv reálném světě.
Hybridní event: je show, konference nebo seminář, který spojuje skutečný zážitek z místa konání akce v kombinaci s virtuálním prostředím. I co se týče účastníků, do hybridního eventu jsou zapojeni ti virtuální (např. prezentující se připojí online, nebo přes hologram a celé je to streamované online) i ti reální (některí účastníci jsou reálně přítomní, ostatní ale sledují stream v online prostředí).
Co je lepší? Kočka, pes nebo kočkopes? Cítíte se dnes spíše na hybrida nebo avatara? Potkáme se ještě někde a podáme si své “živé” ruce nebo budeme pouze z gauče řídit své vytuněné avatary?
Vše má své pro i proti. Podle nás jsou eventy o emocích a zážitcích, … které jsou nejlépe vstřebatelné v reálném světě, při reálných setkáváních, s reálnými lidmi, úsměvy, vůněmi, …ALE ...
Na druhou stranu dostupné virtuální 3D technologie posunují zážitky na zcela jinou úroveň, … a v neposlední řadě virtuální eventy šetří náklady, čas i planetu. Pojďme se na tyto aspekty podívat více do detailu.
Face to face/ Onsite event
Fyzické akce by měly být pořádány, pokud je nanejvýš důležité, aby tam byli všichni vaši účastníci osobně. Pokud je dopředu jasné, že většina z obsahu, který chcete sdělit, se nebude dobře komunikovat na dálku a překládat do “virtuálna”, a že nejlepší způsob, jak předat potřebné informace bude reálný zážitek, za zachování všech pravidel bezpečnosti je organizace fyzického eventu na místě. Zde je několik příkladů akcí, které jsou vhodné uspořádat onsite.
Akce pro VIP zákazníky
Týmové inspirační výlety
Slavnostní předávání cen
Virtuální event
Pokud není možné uspořádat akci na fyzickém místě, máte omezený rozpočet, potřebujete hlavně předat informace vybranému publiku a pokud informace, které chcete sdílet, lze efektivně sdílet prostřednictvím videa, je virtuální event ideálním nástrojem. Pokud není třeba, aby se lidé účastnili osobně, neztrácejte peníze ani čas. Virtuální event tak může být nejefektivnějším řešením při pořádání:
Webinářů
Pravidelných týmových schůzek
Studijních skupin
Panelových diskuzí
Hybridní event
Existují situace, jako je například globální pandemie, kdy je virtuální varianta eventu jedinou možností. Existují také situace, kdy jsou naopak reálné face to face akce nejúčinnějším způsobem získávání potenciálních zákazníků a jejich zapojení. Hybridní události, které kombinují osobní i virtuální zážitky, se tak brzy stanou novým standardem v eventovém oboru.
Podle čeho tedy poznat, co je v dané situaci nejvýhodnější a jak se rozhodnout pro hybridní event vs. reálný nebo zcela virtuální event?
Hybridní varianty jsou ideálním řešením pro typ akcí, které lze efektivně pořádat na fyzickém místě i virtuálně. Níže několik příkladů akcí které lze uspořádat hybridním způsobem:
Veletrhy
Konference
Výroční zasedání
Hybridní události jsou také velmi užitečným řešením, když mnoho z vašich účastníků, kteří by se za normálních okolností osobně zúčastnili, nemůže. Nebo chcete zvýšit počet účastníků a rozšířit lokální event do globálního prostředí.
Účastník nemůže nebo nechce cestovat z důvodu ochrany zdraví nebo bezpečnosti.
Organizace účastníka má omezené cestovní výdaje, a proto nemůže cestovat na akci.
Místo, kde budete hostovat místní část akce, má kapacitní omezení, takže ne všichni účastníci budou mít možnost shromažďovat se na místě.
Hybridní události tak zahrnují jak “živé”, tak virtuální účastníky, a je důležité postarat o všechny a pokusit se co nejvíce integrovat jejich zážitky. Některé části akcí - jako jsou prezentace řečníků - budou stejné pro všechny. Jiné části se však mohou lišit - například přestávky. Je třeba to mít na paměti a nabídnout adekvátní “zážitky” a možnosti oboum skupinám dle potřeby.
Účastníci fyzického eventu budou během přestávek pravděpodobně navazovat kontakty, takže je třeba se ujistit, že si udržíte i virtuální účastníky - zajímavým obsahem poskytnutým mezi relacemi, nebo umožněním networking příležitostí prostřednictvím breakout streamů, virtuálních hangouty atd. Výhodou takové interakce je vysoká viralita - tedy šíření reakcí a sdílení na sociálních sítích.
3D virtuální eventy
Vzniká nová generace interaktivních 3D virtuálních světů, která umožňuje spojit stovky lidí současně, z jakéhokoli zařízení a komunikovat s hlasem a pohybem v reálném čase.
Tato technologie vám umožňuje organizovat online akce, kde účastníci komunikují nejpodobnějším způsobem s face to face realitou - prostřednictvím svých avatarů.
Tento nový typ eventů, který je pro velkou část účastníků zcela novým a atraktivním zážitkem, je tak výborným nástrojem ke znásobení zásahu veřejnosti a jejího zapojení. Fyzickou událost je tímto způsobem možné rozšířit do online světa a tím oslovit daleko větší počet uživatelů.
3D event navíc významně redukuje náklady a může být i zdrojem příjmů.
3D virtuální akce představují obrovskou úsporu nákladů jak pro organizátora, tak pro účastníky, a to nejen kvůli nákladům na cestování a ubytování, ale také kvůli nákladům na stavbu a personál, který by měl na místě vše zorganizovat. 3D event je dostupný daleko většímu počtu návštěvníků - z celého světa.
Eventy mohou být pořádány globálně a s obrovskou rychlostí tak oslovit mezinárodní publikum. Vzhledem k jejich nízkým nákladům mohou být tyto akce pořádány i několikrát ročně - což je výhodné pro udržení loajality konkrétní cílové skupiny a posílení organického růstu. Networking a přiblížení značek k zákazníkovi.
Tyto akce jsou víc než jen videa nebo online konference. Jedná se o networkingovou platformu, kde mohou účastníci komunikovat mezi sebou navzájem, se zástupci značek a vytvářet tak kontakty a partnerství stejně efektivně jako při reálných face to face akcích.
Zajímavé nápady v pořádání hybridních 3D eventů:
použití 3D hologramů “Virtual Global Stage” - například ambasadorů značky, případně hudebních skupin, herců, …kteří jako by byli teleportováni do místa konání akce
použití platforem, které umožňují konverzaci vzdálených účastníků - například formou interaktivní ankety, která účastníkům pomáhá zapojit se a stát se součástí eventu
barevné disky k přidělání na židli, které vytvoří čistý “studiový” prostor za speakerem a profesionální pozadí pro natáčení videí. Zelený disk může být použitý pro digitální promítání např. pláže nebo lesa.
Obecně, všechny virtuální eventy:
Přináší obrovskou výhodu při poskytování dat a analytiky. Většina online platforem má zabudovanou funkci reportingu, takže i když nejste zvyklí nasazovat techniku sběru dat při fyzických akcích, pro virtuální akce je to jednodušší. Můžete tak zjistit, jak se Vaše publikum chová a s čím interaguje. Je to například skvělá funkce při monitoringu pro sponzory, kdy můžete zjistit - např. v případě sponzorských reklam během přestávek - jak je účastníci sledují a jestli na ně nějak reagují. S tímto také souvisí umožnění účastníkům vzájemné propojení - takový networking je totiž bude motivovat k účasti na akcích a interakci. Data jsou vaším nejlepším přítelem, pokud jde o určování toho, co funguje a co ne a poskytnou zajímavý náhled na skutečnou hodnotu veškerých relací a aktivací.
Kromě násobení zásahu a dosahu akce jsou virtuální a hybridní eventy také ekologickou alternativou ve srovnání s pořádáním klasických eventů. Protože možnost zapojit se do eventu na dálku tak činí cestu účastníků do fyzického místa akce zbytečnou. Pandemie již vedla ke snížení emisí - kromě jiného i kvůli prudkému poklesu letecké dopravy. I když se dá počítat se zotavením leteckých společností a opětovnému vzestupu cestování, otázka udržitelnosti a ekologie - zejména v eventovém prostředí - se pravděpodobně jen tak nerozplyne.
Celý svět se snaží navrátit se co nejrychleji do normálu.
Pokud jde ale o odvětví eventů, pracujeme pravděpodobně na nových normách a standardech, které budou na virtuálním zapojení a komponentech závislé. I když doufáme, že se zase ve velkém počtu brzy a nehybridně setkáme, nabízejí hybridní a virtuální akce mnoho výhod, které zůstanou výhodné i jakmile se to stane spíše otázkou volby než absolutní nezbytností.